働き方改革という言葉もだいぶ浸透してきた昨今、上司から「効率を上げて生産性を2倍にしよう」などと無茶ぶりされている方も少なくないのではないでしょうか？ 突然、効率を上げろと言われても、何から手を付ければよいのか、何をどうすればよいのかわからないという方は多いのではないでしょうか？ 今回は、効率を向上させるための考え方や方法について説明します。
効率化とは？
広辞苑によると、「効率化とは、機械によってなされた仕事の量と、消費された力との比率。転じて、一般的に使った労力と得られた結果との和理解。結果を中心にしていう。」とあります。「ムリ」「ムダ」「ムラ」を削減し、生産性を高めることを指します。また、生産性向上だけではなく、社内リソースの分配の最適化、コスト削減などが期待できます。さらに、労働環境が改善されることにより、社員のモチベーション向上や離職率の低下にもつながる可能性があります。
効率化を数値化する
広辞苑にも書いてあるように、効率化は、「効率化＝成果÷工程数」で示すことができます。会社の状況や改善したい業務を把握し、状況に応じた業務効率化の手法を検討する必要があります。
業務の効率化の方法
１．どのような作業があるのか、タスクを一覧に書き出し、可視化します。
２．その中で、ルーチン化されている業務があれば、業務のマニュアル化、フローチャートを作成する、自動化を検討してみましょう。業務の効率化、指導にかける時間短縮、ヒューマンエラーの防止を期待できます。
３．会社のコアとなる業務以外で、自動化できない業務は、アウトソーシングすることも検討します。
成果を可視化する
工程数を可視化すると同時に、成果を可視化する必要があります。成果を可視化することは大変難しいですが、効率化を行う上で大変重要です。どんな成果物が得られて、どれくらいの影響力があるのか、時間・費用などを基にに定量化します。業務内容によって得られる成果物は異なるので、作業の内容ごとに検討する必要があります。また、成果を可視化することは、社員のモチベーション向上にも大きく貢献できると考えられます。
効率化の落とし穴
無駄を省き、マニュアル化して効率を上げていくことは生産性向上にもつながりますし、社員のモチベーション向上につながります。良いことばかりのように思えますが、効率化にも盲点があります。
仕事はイレギュラーなことの連続です。想定外の問題は予測できませんが、必ず何かは起こるものなのです。効率化を行えば行うほど、環境の変化に弱くなり、非効率的な事態に陥る可能性があるのです。すべてをデジタル化して効率化を最大限にするのではなく、調整できるだけのゆとりを残すことが必要です。完璧にすることを目標にするのではなく、バランスをみながら効率化をすすめていくことが大切です。
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